Często dostajesz niepokojące sygnały, że Twoja współpraca z dotychczasowym biurem rachunkowym pozostawia wiele do życzenia. Nosisz się z myślą o zmianie, ale wydaje Ci się, że jest to trudna i ryzykowna decyzja. Chcę Cię uspokoić. Zmiana biura rachunkowego to prosty i korzystny proces i warto podjąć takie kroki, jeśli masz na uwadze rozwój swojej firmy.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe?
Najczęstszym z powodów wyboru innego biura rachunkowego jest nierzetelność w prowadzeniu rachunkowości. Czasem brak właściwego dialogu między dwoma stronami budzi wątpliwości i sprawia, że zaczynamy być podejrzliwi. Często biuro nie ponosi odpowiedzialności za błędy w ewidencji; stanowi to argument koronny do zmiany.
Brak transparentności działań firmy księgowej, czyli niemożność wglądu w operacje rachunkowe może być dużym utrudnieniem.
Zdarza się, że dotychczasowy wybór biura był przypadkowy, a teraz jesteś bardziej świadomy tego, jakie są Twoje potrzeby oraz wymagania; i możesz pozwolić sobie na więcej. Wiele nowoczesnych biur księgowych posiada bardziej rozbudowany zakres usług np. możliwość dostarczania dokumentów w formie cyfrowej. Zwalnia to przedsiębiorcę z przymusu dostarczania dokumentów do biura.
Niestety często firmy księgowe nie oferują doradztwa, a przecież odpowiednie wsparcie merytoryczne, posłużyłoby optymalizacji kosztów.
Istnieje jeszcze jeden powód – Twoje dotychczasowe biuro nie reprezentuje Cię przed urzędami. Jeżeli poprzednie argumenty nie były wystarczające, to ten moim zdaniem jest.
Na czym się skupić wybierając nowe biuro rachunkowe
Po pierwsze certyfikat Ministerstwa Finansów i obowiązkowa polisa OC. To podstawowy wymóg formalny, niezbędny dla tego typu działalności.
Następne kwestie to Twoje indywidualne wymogi:
- odpowiadające Ci godziny urzędowania,
- obowiązek comiesięcznego odbioru dokumentów, leżący po stronie biura,
- zapewniony elektroniczny wgląd w skany rozliczeń,
- niezbędne narzędzia do fakturowania,
- usługa doradztwa podatkowego,
- przynależność do organizacji branżowych (Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oraz Centrum Informacji Księgowej); to podwójna gwarancja jakości i stosowania się do reguł etycznych,
- a wreszcie korzystna cena skorelowana z jakością i bogatą ofertą usług.
Jak zmienić biuro rachunkowe - wskazówki
Jeżeli już podjąłeś decyzję, to najważniejsze za Tobą. Teraz tylko kilka kroków.
- anuluj dotychczasową umowę, biorąc pod uwagę fakt, że większość takich dokumentów ma długie okresy wypowiedzenia,
- podpisz umowę z nowym księgowym; powinna ona wchodzić w życie następnego dnia po rozwiązaniu poprzedniej. Istnieje jeszcze możliwość zawarcia umowy z datą przyszłą,
- dopilnuj aktualizacji wpisu do CeiDG,
- odbierz dokumenty ze starej firmy i przekaż je do nowego biura.
Jakie dokumenty trzeba uzyskać od starego biura
Wszystkie dane archiwalne potrzebne do kontynuacji rozliczenia należy przenieść do nowego biura księgowego, są to:
- wydruki z KPIR z okresu rozliczonego przez poprzednie biuro,
- rejestry dotyczące zakupów i sprzedaży VAT,
- wszystkie ewidencje: wyposażenia, środków trwałych, przebiegu pojazdów,
- deklaracje VAT,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- dokumenty związane z działem kadr i płac,
- pisma urzędowe związane z poniesieniem kosztu, czyli rachunki, faktury, potwierdzenia zapłaty,
- protokół odbioru naszych dokumentów z potwierdzeniem, że są kompletne.
Na podstawie tej dokumentacji nowe biuro rachunkowe może podjąć z Tobą współpracę. Pamiętaj także że najlepszym okresem na zmianę biura rachunkowego jest koniec roku kalendarzowego.
Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci chociaż trochę uzupełnić Twoją wiedzę o zadaniach umożliwiających zmianę biura rachunkowego. A jeżeli jeszcze nie wiedziałeś, czy tego chcesz, pomógł Ci, w jakiś sposób podjąć właściwą decyzję.