W skrócie KSeF oznacza Krajowy System e-Faktur który zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, wówczas wystawienie papierowej faktury dla naszego kontrahenta nie będzie możliwe. Jest to istotna zmiana podatkowa do której każdy przedsiębiorca musi się przygotować niezależnie czy jest to duży przedsiębiorca zatrudniający kilkaset osób czy jednoosobowa działalność gospodarcza.
KSeF jest systemem który ma na celu zmianę papierowego obiegu faktur – sposobu ich wystawiania, otrzymywania a także przechowywania. Nowa faktura będzie fakturą ustrukturyzowaną, będzie e-fakturą która ma na celu zastąpić faktury papierowe i wysyłane między kontrahentami faktury elektroniczne w formacie PDF. Co istotne faktura taka będzie przygotowywana w strukturze pliku XML i będzie taka sama dla wszystkich podatników. Od momentu wprowadzenia powyższego systemu nie będzie możliwości wystawiania faktur w wersji papierowej lub elektronicznej – będzie to obowiązek każdego przedsiębiorcy.
W jaki sposób korzystać z KSeF?
Aby korzystać z systemu KSeF trzeba będzie posiadać specjalne oprogramowanie. Na rynku dostępne będą darmowe narzędzia, które będą udostępnianie przez Ministerstwo Finansów a także oprogramowania komercyjne powiązane z systemami księgowymi.
Warto wcześniej zapoznać się z działaniem systemu KSeF aby odpowiednio przygotować się do zmian. Istotne jest aby dostosować systemy informatyczne do wymagań KSeF a także odpowiednio wcześnie poinformować swoich kontrahentów o zbliżających się zmianach m.in. przez uaktualnienie umów podpisywanych z kontrahentami i informowania ich o sposobie wystawiania i otrzymywania faktur.